Optimierung des Auftragsabwicklungsprozesses
| Wirtschaftszweig: | Herstellung von Baustoffen |
| Ausgangssituation: |
- Der Aufwand bei der Kundenauftragsabwicklung ist durch Wachstum und die Forderung der Kunden nach höherer Flexibilität stark gestiegen.
- Unvollständige bzw. verspätet erfasste Daten führen zu mangelnder Transparenz betreffend Auftragsstatus und vielen Rückfragen.
- Der wachsende Druck führt zu fehlerbehaften Auftragsabwicklungen sowie -buchungen, Bestandsfehlern und in weiterer Folge zu sinkender Kundenzufriedenheit.
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Umgesetzte Optimierungs-
maßnahmen: |
- Entwicklung eines Sollwertstroms für die gesamte Auftragsabwicklung
- Implementierung eines elektronischen Bestellportals mit integrierten Poka Yoke-Lösungen, um die Vollständigkeit von Bestell- und Auftragsdaten sicherzustellen
- Konsequente Erfassung und Bearbeitung aller auftragsrelevanten Daten im ERP-System (statt Excel und Access)
- Optimierung der Auftragsabwicklungsprozesse im ERP-System (z.B. automatisierter Druck der Lieferpapiere, automatischer E-Mail-Versand von Belegen)
- Digitalisierungen in der Versandabwicklung (z.B. digitale Unterschrift des Spediteurs)
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| Ergebnis: |
- Entlastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch klar definierte, vereinfachte und teilweise automatisierte Prozesse
- Eliminierung bzw. Reduktion ungeplanter Tätigkeiten (z.B. Nachfragen, Fehlerbehebung)
- Signifikante Verbesserung der Kundenzufriedenheit in Bezug auf Termin- und Mengentreue
- Reduktion der Bearbeitungszeit im Auftragsabwicklungsprozess um 28 %
- Reduktion der Überstunden
- Kapazitäten im Umfang von 1,7 FTE stehen zusätzlich zur Verfügung
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